Dans tout le pays et dans le monde entier, les entreprises attendent le moment de pouvoir enfin organiser des séminaires et des événements BtoB en présentiel tout en respectant les protocoles de pandémie pour assurer la sécurité de tous les participants. L’organisation des salons professionnels et des séminaires est pour l’heure impossible à planifier.
La situation sanitaire en France n’évolue pas beaucoup même si le nombre de nouveaux cas par semaine est en baisse depuis une vingtaine de jours. Dans les services de soins critiques, les effets ne se sont pas encore ressentis. La patience sera donc de mise pendant encore quelques mois pour ce secteur très durement touché par la crise Covid-19.
Le nombre de d’événements BtoB en présentiel ne devrait pas augmenter dans les mois à venir. Une enquête récente menée par nos homologues britanniques de Northstar, Meetings & Incentive Travel et Association Meetings International, a révélé que les professionnels des séminaires et autres salons BtoB au Royaume-Uni et en Europe sont également optimistes quant à la reprise du secteur et que 71 % d’entre eux prévoient des événements en présentiel pour le 2éme semestre 2021.
Quand les séminaires et les événements BtoB pourront-ils reprendre ?
Il n’est possible pas d’organiser un séminaire ou un événement BtoB en présentiel dès maintenant en France, cela demande beaucoup de planification, ainsi qu’une communication active avec les participants et une collaboration permanente avec les fournisseurs. Sachant que l’organisation d’un événement réclame plusieurs mois en amont de travail, que la France a, à ce jour prévu un début de déconfinement pour la mi-mai, nous n’aurons pas de séminaires et d’événements BtoB avant la rentrée 2021. Les professionnels de l’événementiel et du spectacle devront sans doute encore patienter quelques mois avant de retrouver le public.
Il y a beaucoup de gens qui disent qu’ils vont attendre jusqu’au troisième trimestre 2021 ou début 2022, mais nous en avons encore un bon nombre qui sont prêts à aller de l’avant. Nous leur avons montré comment le faire en toute sécurité et faire en sorte que les gens retrouvent leur confort.
Déclare l’un des PDG du secteur.
Les alternatives aux séminaires en présentiel
Au fur et à mesure que la pandémie s’est propagée, de nombreux séminaires se sont tournées vers des systèmes virtuels au lieu de se dérouler en présentiel.
Outre Zoom, qui est devenu omniprésent au cours de la pandémie, d’autres plates-formes d’événements virtuels comme Socio, Attendify et eventcloud permettent aux participants de se connecter depuis le confort de leur propre ordinateur grâce à des fonctions robustes d’inscription, de mise en réseau, de chat et d’outils d’engagement des participants.
La pandémie a propulsé les outils de connectivité virtuelle sous les feux de la rampe, obligeant les entreprises à faire évoluer rapidement leurs systèmes pour augmenter la bande passante et la capacité.
Les plateformes d’événements virtuels ont gagné en popularité et en fonctionnalités, avec des options spécialisées pour presque tous les types et toutes les tailles d’événements, ainsi que pour tous les budgets. L’amélioration de la technologie permet de multiplier les types d’interactions et permet aux organisateurs d’événements de mieux reproduire en ligne les événements en présentiel.
Les séminaires virtuels
Les événements virtuels ont augmenté de 1000 % depuis le COVID-19.
Cela ne veut pas dire que la technologie des événements est sans faille. Des problèmes tels que le décalage horaire, le manque de fiabilité des connexions et la gêne occasionnée par l’interaction avec des personnes en ligne ont amené les gens à repousser les séminaires et les événements virtuels.
Sans compter que certains types d’événements, comme les salons professionnels ou les cocktails, ne rendent tout simplement pas bien en ligne.
Mais malgré ces difficultés, l’idée d’un événement virtuel est non seulement mieux accueillie aujourd’hui qu’il y a six mois, mais il est aussi plus possible grâce à une technologie événementielle robuste qui se poursuivra en 2021, et peut être plus…
L’éventuelle anxiété des foules
Après des mois de travail à domicile et de distanciation sociale, beaucoup de gens hésitent à se jeter dans une foule, quelle que soit sa taille. Une enquête a révélé que 66 % des personnes ne participeront pas à un événement BtoB en présentiel sans avoir été vaccinées contre le COVID-19.
Beaucoup de personnes sont naturellement réticentes à l’idée d’être entourés d’autres personnes du monde entier, de se tenir à proximité les uns des autres et de partager des poignées de main ou le check par poing, devenu le classique salut post virus. Toutes les choses qui attiraient le public vers les événements BtoB, les conférences et les séminaires en présentiel auparavant : le réseautage, l’écoute des experts de l’industrie, l’essai de nouveaux produits, la visite d’un nouveau lieu et plus encore, sont mises en danger par les impacts durables de la pandémie.
À cela s’ajoute l’incertitude des exigences en matière de masques et des réglementations qui limitent la taille des rassemblements. Pour se conformer à des réglementations qui ne disparaîtront probablement pas avant la mise à disposition d’un vaccin, les organisateurs devront limiter le nombre de personnes présentes simultanément dans une salle, déplacer certaines parties des conférences à l’extérieur ou trouver d’autres solutions créatives. Le respect des réglementations locales pourrait contribuer à atténuer l’anxiété de certains participants et à créer un environnement plus sûr.
Afin d’aller de l’avant avec les séminaires en présentiels, les organisateurs doivent avoir des plans d’urgence et la capacité de communiquer rapidement avec tous les participants. Que feront-ils si le virus commence à se propager ? Que se passera-t-il si un orateur commence à présenter des symptômes ? Pour apaiser les craintes, les organisateurs doivent prévoir le pire et probablement être sur-préparés en matière de propreté et de sécurité.
Diminution des budgets
Entre les frais de déplacement, les dépenses d’hébergement et les frais d’inscription, la participation à des événements en présentiel peut rapidement s’accumuler. En période de ralentissement économique, de nombreuses entreprises ont réduit leurs budgets de voyage et de formation et n’ont tout simplement pas les fonds nécessaires pour envoyer leurs employés à autant de séminaires, et d’événements BtoB qu’auparavant, voire à aucun.
Lorsqu’ils paient eux-mêmes les coûts de l’événement, de nombreux employés seront moins enclins à dépenser de l’argent non essentiel en raison de l’incertitude de l’emploi et de l’économie. Les effets économiques persistants de la pandémie se feront sentir pendant des années, même après la fin de la récession. Les organisateurs d’événements doivent également tenir compte de l‘augmentation du coût des mesures de nettoyage supplémentaires et des aliments préemballés, qui pourraient alourdir le budget de production d’un événement en personne et réduire les recettes des grandes conférences.
En comparaison, les événements virtuels ne nécessitent pas de frais de déplacement et sont beaucoup moins coûteux à produire, ce qui réduit les frais d’inscription et les rend beaucoup plus abordables pour les entreprises.
Alors, aurons-nous des séminaires entreprises et des événements BtoB en 2021 ? Peut-être, mais leur nombre sera très loin d’atteindre les niveaux pré-pandémiques. Maintenant que les gens et les entreprises ont vu les possibilités des événements virtuels, nous verrons probablement moins d’événements en présentiel, du moins jusqu’à ce que les entreprises se remettent de la crise économique. Les organisateurs d’événements feront preuve de créativité avec des événements hybrides et de nouvelles mesures de sécurité. En attendant, préparez-vous à réseauter et à participer à des événements virtuels en ligne pendant longtemps en 2021.
