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Organisation soirée professionnelle : les erreurs à ne pas commettre !

L’organisation d’une soirée professionnelle demande une certaine méthodologie pour éviter ne perdre du temps et vous impose d’anticiper au maximum les imprévus.

soirée professionnelle 2022
soirée professionnelle 2022

Il y a aussi certaines erreurs classiques à éviter si vous ne souhaitez pas ruiner tous vos efforts.

Voici les principales erreurs à ne pas commettre lors de l’organisation de votre soirée d’entreprise.

Négliger le choix des prestataires

Les prestataires et les sous traitants choisis sont bien évidemment des éléments capitaux pour la réussite e votre soirée d’entreprise.

Organisation soirée professionnelle
Organisation soirée professionnelle

Imaginez-vous participer à une soirée avec un buffet de mauvaise qualité et des musiciens amateurs. L’image véhiculée par l’organisateur serait catastrophique.

Faites appel à de vrais musiciens comme ceux de JLBprod – une entreprise de la région Lilloise spécialisée en mise en place d’animations musicales pour entreprise.

Faire le choix d’entreprises régionales vous permet d’avoir accès à un panel d’artistes sans avoir à dépenser des frais supplémentaires pour les transports. De plus. Il est fort à parier que votre public appréciera l’engagement réaliser pour faire découvrir et émerger les talents du coins.

Le même constat apparaît pour le choix d’un traiteur. Soyez exigeant sur la qualité et demandez de voir les produits si possible. Privilégiez le commerce local pour permettre une plus grande fraîcheur des produits et une découverte gustative. Pensez aussi aux végétariens. Tout le monde ne mange pas de viande.

Ne pas penser à l’agencement

Pour être certains de ne pas faire de clan, vous devez prévoir des animations à faire tous ensemble et préparer des espaces ouverts dans la salle. Une disposition accueillante de la salle permettra de faire se rencontrer les invités. Vous pouvez par exemple louer une péniche pour votre soirée d’entreprise C’est un lieu parfait pour ce genre d’événement.

Les manager d’un côté, les équipes opérationnelles de l’autre

Les clans sont un ennemi de la convivialité. Il est important de prendre en compte tout le monde pendant votre soirée professionnelle. Les équipes de management et direction ainsi que les opérationnels. C’est pendant un moment comme cela que les personnes peuvent sortir de leurs rôles pour apprendre à se connaître un peu mieux.

Clôturer la soirée à minuit pétante !

Une bonne soirée a tendance a durer un peu plus longtemps que prévu C’est pour cela qu’il fait prévoir un plan B, si vous voyez que des personnes restent motivées après la fin théorique de la soirée. Cela vous évitera de plomber l’ambiance et de mettre tout le monde dehors.

Ne pas communiquer sur le dress code

Il n’est pas nécessaire de prévoir un dress code strict pour une soirée d’entreprise, mais il est bon de préciser le ton de la soirée pour que tout le monde soit un minimum raccord.

Exemple : si vous décidez d’organiser une soirée chic, vous pouvez miser sur le côté « black and white »

Oubliez celles et ceux qui habitent loin

Une entreprise est une association de personnalités qui collaborent ensemble. Pendant la soirée d’entreprise, vous devez impliquer tout le monde et pas seulement celles et ceux qui peuvent venir en métro. Pensez à indiquer les informations précises pour aller et repartir facilement de la soirée (ou se garer par exemple). Pensez aussi que tout le monde n’a pas de voiture. Vous pouvez aussi tenter d’inciter au covoiturage pour faciliter les déplacements.

Ne pas prévoir de discours

Un discours est un bon moyen de rassembler les troupes et vous aidera à poser un contexte. Pourquoi cette soirée ? Quelles sont les valeurs de l’entreprise ? Quels sont les objectifs en commun ? C’est aussi le moment de ne pas parler de soi, mais de remercier les autres membres de l’équipe pour leur exprimer votre gratitude. Sans ces personnes, l’entreprise n’existerait tout simplement pas.

Ne pas envoyer de rappel sur les dates de la soirée

Les invités à la soirée ont beaucoup de choses dans la tête et il est bon de leur rappeler qu’une soirée est prévue. Un petit rappel sur l’agenda ou un mail quelques jours avant l’événement vous aidera à garder les troupes motivées pour qu’elle ne râte pas le jour J.

Ces petits détails que l’on oublie (pas)

L’oubli de certains « petits » détails ne vous sera pas pardonné. Pensez aux bases et assurez-vous d’avoir un accès aux toilettes facilité (et propres). Vous pouvez aussi prévoir des vestiaires ou même proposer un retour en taxi à vos employés. Ce sera apprécié.

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